ARTI PENTING DAN KEGUNAAN ARSIP (RECORDS)

adminforum

Administrator
Staff member
Arsip merupakan cerminan seluruh aktivitas suatu organisasi atau individu, baik pemerintahan maupun bisnis yang akan terus menjadi sumber informasi bagi upaya pencapaian tujuan yang telah ditentukan organisasi tersebut. Lebih dari itu, informasi yang terekam pada dasarnya merupakan darah kehidupan bagi organisasi (Smith III, 1986:3). Karena itu, keseluruhan aktivitas organisasi apapun tidak mungkin tidak membutuhkan informasi. Tanpa informasi, suatu organisasi tidak akan dapat beradaptasi dengan dinamika lingkungan eksternal. Apabila suatu organisasi tidak dapat beradaptasi dengan lingkungan maka organisasi itu akan cenderung pada kondisi negative entropy atau kemunduran, atau tidak dapat menjalankan fungsi secara maksimal.

Apabila dipahami dari segi fungsinya arsip sebagai informasi terekam dapat dibedakan atas dua fungsi yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records sedangkan arsip statis merupakan perubahan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sementara arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Sedangkan arsip dinamis dilihat dari kepentingan bagi penciptanya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Biasanya arsip dinamis aktif ini merupakan arsip yang masih digunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan dan disimpan di central file unit kerja. Sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi serta disimpan di records center atau Unit Kearsipan

Menurut Betty R. Ricks, et al. (1992,16), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari sepuluh kali dalam satu tahun. Frekuensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama.

Dengan demikian secara umum dapat dipahami bahwa setiap organisasi baik pemerintahan maupun bisnis memiliki arsip dinamis aktif dan inaktif. Keseluruhan arsip yang tercipta dalam suatu organisasi memiliki persentase kuantitas arsip dinamis yang disimpan atau dimusnahkan secara umum terdiri dari:

  • 25% arsip dinamis disimpan sebagai berkas arsip aktif
  • 30% arsip disimpan dalam berkas arsip inaktif
  • 35% arsip dinamis menjadi arsip yang dapat dimusnahkan
  • Hanya 10% arsip dinamis yang memiliki nilai permanen dan dapat disimpan di lembaga kearsipan sebagai arsip statis, lihat pada Ilustrasi berikut:
Ilustrasi Tipe Arsip (Records)





Pada dasarnya eksistensi asip karena adanya aktivitas atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam rangka melakukan tugas dan fungsi. Tanpa adanya suatu aktivitas atau kegiatan yang dilakukan, maka arsip tidak akan pernah ada. Arsip dinamis dapat merupakan informasi keseluruhan aktivitas atau kegiatan yang masih diperlukan dan digunakan oleh organisasi secara langsung dalam rangka pelaksanaan aktivitas tersebut.

Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa kegunaan yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Beberapa kegunaan arsip dinamis bagi kepentingan organisasi publik maupun bisnis antara lain sebagai berikut:



Sebagai bahan pengambilan keputusan

Proses pengambilan keputusan pimpinan dapat dipahami secara umum dalam tiga tingkatan manajerial yaitu pucuk pimpinan (top management), pimpinan menengah (middle management), dan pimpinan bawah (low management). Setiap tingkatan pimpinan memiliki tingkatan materi kewenangan dan jangkauan kepentingan yang berbeda dalam membuat keputusan, semakin tinggi tingkatan pimpinan semakin luas materi kewenangan dan jangkauan kepentingannya yang diputuskan, begitu sebaliknya. Namun demikian pada tingkatan pimpinan manapun pasti membutuhkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Oleh karena itu, arsip dinamis merupakan arsip yang dihasilkan dari proses administrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dan masih dipergunakan secara langsung, maka arsip dinamis dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bagi pimpinan organisasi pada level manapun.



Sebagai data dukung perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang yang akan dicapai. Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui pemilihan alternatif prioritas kegiatan yang telah ditentukan dalam rencana. Untuk menyusun perencanaan yang baik dibutuhkan banyak data dan informasi valid yang mendukung penentuan perkiraan yang akan dicapai. Arsip dinamis merupakan data dan informasi yang sangat valid tentang keberhasilan dan kegagalan aktivitas dan pencapaian target dan tujuan organisasi yang telah dilaksanakan pada waktu lampau. Oleh karena itu arsip dinamis yang otentik, lengkap dan terpercaya dapat digunakan sebagai data pendukung perencanaan organisasi baik dalam proses penyusunan perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah dan jangka pendek.



Sebagai bukti pendukung pengawasan

Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, apa yang telah dilakukan, dan untuk mengetahui apa yang belum dilaksanakan. Kesemua ini dapat direkam dalam bentuk arsip dinamis. Dengan demikian arsip perencanaan dan arsip pelaksanaan kegiatan dapat digunakan sebagai bukti pendukung pengawasan sehingga dapat mengetahui ada atau tidak adanya penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.



Sebagai alat pembuktian

Arsip merupakan alat bukti sah bagi organisasi publik, bisnis dan siapapun yang akan menghadapi proses peradilan. Setiap organisasi memiliki arsip dinamis yang dapat digunakan sebagai alat bukti sah di pengadilan. Oleh karena itu organisasi apapun dapat menggunakan arsip dinamis sebagai alat pembuktian dalam menyelesaikan sengketa atau perkara hukum yang sedang dihadapinya.



Sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi

Seluruh aktivitas yang dilaksakan organisasi baik yang sedang berlangsung maupun yang telah berlangsung akan menghasilkan arsip dinamis berupa dokumen-dokumen traksaksi aktivitas. Oleh karena itu dokumen transaksi aktifitas ini merupakan bukti-bukti kerja dalam setiap aktivitas dapat berupa dokumen transaksi kegiatan maupun laporan kegiatan. Apabila bukti kerja seluruh aktivitas organisasi adalah otentik, utuh, terpercaya dan dapat digunakan, maka arsip dinamis tersebut dapat digunakan sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.



Sebagai memori organisasi

Arsip dinamis merupakan cerminan seluruh aktivitas organisasi dalam rangka perumusan kebijakan, pelaksanaan tugas, fungsi, dan aktivitas operasional lainnya dalam organisasi tersebut. Arsip dinamis juga dapat memberikan informasi yang bernilai kebuktian tentang keberadaan organisasi dan peristiwa-peristiwa penting yang telah terjadi dalam organisasi tersebut, termasuk keberhasilan dan kegagalan dalam usaha mencapai target dan tujuannya. Oleh karena itu arsip dinamis yang memiliki nilai kebuktian, nilai informasional tentang peristiwa fenomenal, prestasi maupun kegagalan organisasi dalam menjalankan layanan publik/bisnis tersebut dapat digunakan sebagai memori organisasi.



Referensi:

Arsip Nasional Republik Indonesia. Manajemen Arsip Dinamis. Cet.2 Jakarta: ANRI, 2001.

Basuki, Sulistyono. Pengantar Kearsipan. Jakarta : Universitas Terbuka, 1996.

Ricks, Betty R, Ann J. Swafford and Kay E. Gow. Information and Image

Management: A Records System Approach.
Ohio : South Western Publish, 1992.

Smith III, Milburn D. Information and Records Management. Connecticut:

Greenwood Press, 1986.
 
Top