Workshop
DESKRIPSI:
Latar Belakang
Tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dan tata kelola perusahaan yang baik (Corporate Governance) sudah menjadi kebutuhan untuk mewujudkan reformasi birokrasi menuju tatanan demokrasi yang sesungguhnya. Kita sering menjunjung tinggi tatanan demokrasi di segala aspek kehidupan tetapi belum secara bersungguh-sungguh mau memulai melakukan hal yang mendasar yaitu memperbaiki tata kelola organisasi yang seharusnya. Kunci utama dalam memperbaiki tata kelola organisasi adalah adanya Standard Operating Procedure pada setiap bidang kegiatan di lingkungan masing-masing organisasi, termasuk bidang pengelolaan informasi, khususnya manajemen arsip (Records Management). Untuk itu dalam upaya meningkatkan kualitas tata kelola infomasi akan diselenggarakan “Workshop Penyusunan SOP Pengelolaan Arsip (Records Management) Organisasi Publik dan Bisnis”.
Tema
Meningkatkan kinerja tata kelola informasi bersumber hasil aktivitas organisasi publik maupun bisnis untuk mendukung kearah pemanfaatan perkembangan tehnologi informasi dan komunikasi.
Tujuan
- Meningkatkan wawasan, pengetahuan, dan kemampuan peserta dalam memahami implementasi sistem pengelolaan arsip di lingkungan organisasi publik dan bisnis
- Meningkatkan wawasan, kemampuan dan kompetensi peserta dalam memahami dan mempraktekkan teknis penyusunan Standard Operating Procedure
- Meningkatkan kemampuan peserta bekerja kelompok dalam mempraktekkan penyusunan SOP Pengelolaan Arsip dari mulai identifikasi arsip, pengolahan dan analisis data sampai menghasilkan out put berupa draft SOP.
Metode
Workshop “Penyusunan Standard Operating Procedure Pengelolaan Arsip Organisasi Publik dan Bisnis” merupakan salah satu tahap yang mendasar dalam implementasi sistem kearsipan secara menyeluruh terpadu. Workshop ini memberikan fokus pada penyusunan tool atau instrumen utama dalam implementasi sistem pengelolaan arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai pemusnahan arsip.
Workshop ini akan membahas materi teoritis dan empiris dalam mengembangkan sistem pengelolaan arsip dinamis (records management system).
- Hari I (Pertama)
Workshop “Penyusunan Standard Operating Procedure Pengelolaan Arsip Organisasi Publik dan Bisnis” dibuka dengan thema masalah tata kelola informasi, khusunya bidang kearsipan yang muncul di sekitar lingkungan kita.
Workshop ini mengajak peserta untuk mengenali masalah tata kelola informasi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan dengan mempraktekkan langkah-langkah pengembangan Standard Operating Procedure (SOP) Pengelolaan Arsip di lingkungan masing-masing organisasi tempat bekerja. Workshop akan dibawakan pembicara maupun institusi yang memiliki kompetensi di bidangnya.
- Hari II (Kedua)
Workshop dilanjutkan dengan Materi dan Praktek Penyusunan SOP Pengelolaan Arsip dengan pembagian Kelompok dan Presentasi Hasil kerja Kelompok.
PESERTA
- Pejabat Struktural Unit Kerja Penanggung Jawab Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi pemerintah dan swasta
- Pejabat Fungsional / staf Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi pemerintah dan swasta.
WAKTU DAN TEMPAT
Pelaksanaan Workshop akan diselenggarakan pada tanggal yang telah ditentukan (lihat jadwal pelaksanaan workshop I) di salah satu Hotel di Jakarta.
PEMBICARA DAN MODERATOR
- Lembaga Kearsipan
- Lembaga Sertifikasi ISO 9001
- Tenaga Ahli Senior/Praktisi Bidang Kearsipan
- PT. Janus Info Pratama
PENDAFTARAN
- Investasi dengan Rp. 3.500.000,-
- Pendaftaran dimulai pada 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pelaksanaan workshop
- Kontak Person : 021.82735063; 021.8218487
FASILITAS
- Hotel Full Days (Makan siang sekali dan 2 kali snack selama 2 hari)
- Sound System
- Wi-fi
- Workshop Kit
- Sertifikat
SUSUNAN ACARA (lihat laman Jadwal Workshop I)
WAKTU | MATERI | PEMBICARA | MODERATOR |
Hari Pertama Workshop | |||
08:00 - 09:00 | Registrasi | ||
09:00 - 10:00 | Pengelolaan Arsip Dinamis (Records Management) | Lembaga Kearsipan | Praktisi/Pemerhati Kearsipan |
10:00 - 10:15 | Coffee Break | ||
11:00 - 11:45 | Teknik Penyusunan Standard Operating Procedur | Lembaga Akreditasi ISO 9001 | |
11:45 - 13:00 | ISHOMA | ||
13:00 - 14:30 | Teknik Identifikasi Existing SOP Pengelolaan Arsip Organisasi | Tenaga Ahli/Praktisi Kearsipan | Sda |
14:30 - 14:45 | Coffee Break | ||
14:45 - 15:45 | Teknik Penyusunan Draft SOP Pengelolaan Arsip | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
16:15 - 17:00 | Penutup Workshop I | ||
Hari Kedua Workshop | |||
09:00 - 10:00 | Tugas Kelompok: Survei dan Penyusunan Draf SOP Pengelolaaan Arsip | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | Praktisi/Pemerhati Kearsipan |
10:00 - 10:15 | Coffee Break | ||
11:00 - 11:45 | Presentasi dan Pembahasan Materi Kebijakan Manajemen Pengelolaan Arsip | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
11:45 - 13:00 | ISHOMA | ||
13:00 - 14:30 | Presentasi Draft SOP Pengelolaan Arsip | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | Sda |
14:30 - 14:45 | Coffee Break | ||
14:45 - 15:45 | Perbaikan Draft SOP Pengelolaan Arsip Organisasi | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
15:45 - 16:00 | Closing Workshop II | ||
WAKTU | TEMPAT |
Tgl. 29 - 30 Juli 2019 | Gedung Surveyor Indonesia, Jakarta |
DESKRIPSI:
Latar Belakang
Tata kelola informasi yang baik (Information Governance) khususnya di bidang pengelolaan informasi yang bersumber arsip (records Management system) merupakan kunci sukses mewujudkan reformasi birokrasi menuju pemerintahan yang baik (good Governance) dan demokratis. Sistem pengelolaan arsip sebagaimana diatur dalam Undang-undang No. 43 Tahun 2009 dan ISO 15489 tentang Records Management mensyaratkan adanya instrumen-instrumen yaitu Tata Naskah, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Klasifikasi Keamanan dan Akses. Kondisi umum yang sering kita hadapi sehari-hari di sebagaian besar organisasi belum memiliki Jadwal Retensi Arsip/Dokumen (JRA atau JRD) bahkan yang sudah punya belum aplikatif. Hal ini pula banyak organisasi publik maupun bisnis sering terjadi akumulasi arsip/dokumen tidak terkendali dan menyebabkan terjadinya inefisiensi sumber daya kearsipan. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip/dokumen setiap organisasi perlu memiliki JRA/JRD. Untuk mewujudkan upaya tersebut perlu diselenggarakan “Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen (Records Schedule) Organisasi Publik dan Bisnis”.
Tema
Meningkatkan kinerja tata kelola informasi bersumber hasil aktivitas organisasi publik dan bisnis untuk mendukung terwujudnya sistem pengelolaan arsip/dokumen yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.
Tujuan
- Meningkatkan wawasan, pengetahuan, dan kemampuan peserta dalam memahami implementasi sistem pengelolaan arsip dengan instrumen pendukungnya di lingkungan organisasi publik dan bisnis
- Meningkatkan wawasan, kemampuan dan kompetensi peserta dalam memahami persyaratan teknis penyusunan JRA/JRD.
- Meningkatkan kemampuan peserta bekerja kelompok dalam mempraktekkan penyusunan JRA/JRD dari mulai identifikasi arsip, pengolahan dan analisis data sampai menghasilkan out put berupa draft JRA/JRD.
Metode
Workshop “Penyusunan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen Publik dan Perusahaan” merupakan salah satu tahap yang mendasar dalam menyediakan insstrumen pendukung implementasi sistem kearsipan secara menyeluruh terpadu. Workshop ini memberikan fokus pada penyusunan tool atau instrumen utama dalam implementasi sistem pengelolaan Arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, sampai pemusnahan arsip.
Workshop ini akan membahas materi teoritis dan empiris dalam menyusun JRA/JRD yang sesuai dengan kebutuhan pengelolaan arsip dinamis (records management system) di lingkungan organisasi publik dan bisnis.
- Hari I (Pertama)
Workshop “Penyusunan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen Publik dan Perusahaan” dibuka dengan thema masalah tata kelola informasi, khusunya bidang kearsipan yang muncul dan menyebabkan terjadinya inefisiensi ekstrim dalam menyimpan, mencari dan menemukan arsip/dokumen di sekitar lingkungan kita.
Workshop ini mengajak peserta untuk mengenali kondisi dan jenis-jenis arsip/dokumen yang dihasilkan seluruh aktivitas bisnis dan kebutuhan-kebutuhan retensi yang diharapkan dengan mempraktekkan langkah-langkah identifikasi, pengolahan data dan penyusunan retensi arsip/dokumen di lingkungan masing-masing organisasi tempat bekerja. Workshop akan dibawakan pembicara maupun institusi yang memiliki kompetensi di bidangnya.
- Hari II (Kedua)
Workshop dilanjutkan dengan Materi dan Praktek Penyusunan JRA/JRD dengan pembagian Kelompok dan Presentasi Hasil kerja Kelompok.
PESERTA
- Pejabat Struktural Unit Kerja Penanggung Jawab Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi pemerintah dan swasta
- Pejabat Fungsional / staf Pengelola arsip dan dokumen di lingkungan instansi pemerintah dan swasta.
WAKTU DAN TEMPAT
Pelaksanaan Workshop akan diselenggarakan pada tanggal yang telah ditentukan (lihat jadwal pelaksanaan workshop) di salah satu Hotel di Jakarta.
PEMBICARA DAN MODERATOR
- Lembaga Kearsipan
- Tenaga Ahli Senior/Praktisi Bidang Kearsipan
- PT. Janus Info Pratama
PENDAFTARAN
- Investasi dengan Rp. 3.500.000,-
- Pendaftaran dimulai pada tanggal 30 hari sebelum tanggal pelaksanaan workshop
- Kontak Person : 021.82735063; 021.8218487
FASILITAS
- Hotel Full Days (Makan siang sekali dan 2 kali snack selama 2 hari)
- Sound System
- Wi-fi
- Seminar Kit
- Sertifikat
SUSUNAN ACARA (lihat laman Jadwal Workshop II)⇑
WAKTU | MATERI | PEMBICARA | MODERATOR |
Hari Pertama Workshop | |||
08:00 - 09:00 | Registrasi | ||
09:00 - 10:00 | Pengelolaan Arsip Dinamis (Records Management) | Lembaga Kearsipan | Praktisi/Pemerhati Kearsipan |
10:00 - 10:15 | Coffee Break | ||
11:00 - 11:45 | Teknik Penyusunan Jadwal Retensi Arsip/Dokumen | Tenaga Ahli Senior/Praktisi Bidang Kearsipan | |
11:45 - 13:00 | ISHOMA | ||
13:00 - 14:30 | Teknik Identifikasi Arsip/Dokumen dan Retensi | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | Sda |
14:30 - 14:45 | Coffee Break | ||
14:45 - 15:45 | Teknik Pengolahan Data dan Penyusunan Draft JRA/JRD | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
16:15 - 17:00 | Penutup Workshop I | ||
Hari Kedua Workshop | |||
09:00 - 10:00 | Tugas Kelompok: Identifikasi Jenis Arsip dan Retensi Organisasi | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | Praktisi/Pemerhati Kearsipan |
10:00 - 10:15 | Coffee Break | ||
11:00 - 11:45 | Inventarisasi Jenis Arsip dan Retensi dan Menyusun Draft JRA/JRD | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
11:45 - 13:00 | ISHOMA | ||
13:00 - 14:30 | Presentasi Draft JRA/JRD | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | Sda |
14:30 - 14:45 | Coffee Break | ||
14:45 - 15:45 | Perbaikan Draft Draft JRA/JRD | Tenaga Ahli/Praktisi Bidang Kearsipan | |
15:45 - 16:00 | Closing Workshop II | ||
WAKTU | TEMPAT |
Tgl. 29 - 30 Juni 2019 | Gd. Surveyor Indonesia, Jakarta |
Tgl. 21 - 22 Agustus 2019 | Gd. Surveyor Indonesia, Jakarta. |